(VPPS) Commissie Versterking Positie PS

Dit is de conceptagenda van de commissie Versterken positie PS (VPPS) van 6-10.

Mededelingen:

• Kwaliteit statenvoorstellen verbeteren als onderdeel van ontwikkeldoel / knop informatiepositie PS verbeteren (toelichting griffie).

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. een standpunt in te nemen ten aanzien van / kennis te nemen van de mededelingen;
2. de agenda vast te stellen.

Ontstaan van de commissie
Op 3 december 2021 riep het Presidium de werkgroep Versterking Positie Provinciale Staten (VPPS) in het leven met de opdracht om concrete producten ontwikkelen die de toenemende druk op het Statenwerk kunnen verlichten (zie memo Versterken positie PS). Tijdens de Statendag (17 juni 2022) benoemde PS de prioriteiten, waar de werkgroep VPPS mee aan de slag is gegaan: 

• Informatieproces beter positioneren, 
• Effectiever vergaderen, 
• (meer) tijd voor contact met de Limburgers 
• en Ontwikkeling rolopvatting PS

In bijgevoegde presentatie werkgroep VPPS is de context op basis van een SWOT- analyse, de werkwijze van de werkgroep en een nadere toelichting van bovengenoemde prioriteiten weergegeven.

In de Statenvergadering van 23-2 heeft PS is gestemd met het op hoofdlijn invoeren van de volgende producten: 

• Agendavorming, 
• Vergaderkalender en Vergaderstructuur 
• en Selectieproces van de Commissievoorzitter(s) (zie P- 23-002). 
  Opvolgend hieraan is aan de (huidige) Staten het overdrachtsdocument overgedragen (zie overdrachtsdocument Sterke Staten). Waarmee de (vorige) Staten hun ervaringen en visie op een sterke(re) positie van de Staten hebben overhandigd. De huidige Staten hebben in de Statenvergadering van 30-6, mede obv het advies van de vorige Staten, de commissie-indeling inclusief de agendacommissie (nieuwe stijl) en de commissie VPPS vastgesteld.

Verhouding commissie VPPS tav Presidium
De commissie VPPS ontwikkelt, monitort en evalueert concrete producten om de controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende taken van PS te versterken. De commissie adviseert aan het Presidium. Het Presidium neemt vervolgens het besluit over het geadviseerde. 

NB: de agendacommissie overlegt over en coördineert aan de hand van een voorraadagenda de agendering van de Staten- / commissievergaderingen. Ook overlegt de de agendacommissie over de werkwijze van de Statencommissies en de implementatie van de producten tot versterking van PS.

Reglement van Orde PS
In Artikel 8 De Commissie Versterking Positie Provinciale Staten is de formele samenstelling, werkwijze en taak van de commissie vastgelegd (zie Reglement van Orde PS). Die door PS is vastgesteld op 30-6 jl.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. kennis te nemen van de rollen en verantwoordelijkheden van de commissie VPPS.

Vanaf het formeren van de werkgroep VPPS is er gewerkt aan het verbeteren/versterken van de positie. Meerdere producten zijn opgeleverd. In de bijlage is per prioriteit weergegeven welke producten ontwikkeld en opgeleverd zijn. 

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. kennis te nemen van de opgeleverde producten.

Bij dit agendapunt worden 'nog te ontwikkelen' producten besproken. Zier hierna onder 4.1 t/m 4.4.

Het Presidium heeft de commissie VPPS verzocht (d.d. 8-9 j.l.) advies uit te brengen inzake het verhogen van burgercommissieleden in aantal van 2 naar 3.

Bij besluit van 4 oktober 2019 (P-19-015) stemden Provinciale Staten in met de mogelijkheid om niet-Statenleden te benoemen tot burgercommissieleden die als zodanig mogen deelnemen aan de beraadslagingen en stemmingen in de Statencommissies als bedoeld in artikel 80 van de Provinciewet. Het aantal leden per fractie bedraagt maximaal 2. In de afgelopen Statenperiode zijn positieve ervaringen opgedaan met de inzet van burgercommissie-leden.

In de commissie Versterking Positie Provinciale Staten is in het verleden, nav de Statendag, gesproken om te bezien of moet worden geadviseerd om de Burgercommissieleden uit te breiden van 2 naar 3. Dit met als voorwaarde dat de gezamenlijke financiële vergoeding van Burgercommissieleden dient te worden verhoogd om de juiste expertise te kunnen aantrekken. Hierbij wordt opgemerkt dat het momenteel niet mogelijk is (obv het rechtspositiebesluit) de vergoeding voor burgercommissieleden collectief te verhogen.

De griffier zal een toelichting geven op de huidige stand van zaken en de commissie kan het onderwerp bespreken.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. om advies uit te brengen aan het presidium hoe om te gaan met een mogelijke verhoging van het aantal burgercommissieleden van 2 naar 3.

Op verzoek van het Presidium 8-9 jl. heeft deze commissie de opdracht gekregen uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn tav de fractieondersteuning en dan specifiek tav de fractiebijdrage (onafhankelijk van de lopende onderzoeken BZK/Statenlidnu). 

De huidige spelregels van de Provincie Limburg inzake fractiebijdrage vastgelegd in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (zie bijlage). Op basis van de historische cijfers (hoeveel besteed een fractie van de ontvangen middelen) zien we dat fractie wisselend de middelen inzetten. Het is mogelijk de fractiebijdrage te verhogen, alleen is de onderbouwing nu lastig. Dit verdient nader onderzoek. Het verhogen van de bijdrage ansich is arbitrair.

Onderzoek BZK tav fractieondersteuning
In den landen is de fractieondersteuning en de -bijdrage op verschillende wijze ingericht. De hoogte en inzet is per provincie verschillend en binnen provincies zetten fracties de middelen verschillend in. Momenteel is door BZK in samenwerking met de provincies gekeken naar de inzet en de hoogte van de fractiebijdrage. De verwachting is dat BZK op korte termijn met een normering / richtlijn tav de hoogte van de fractiebijdrage alsmede inzet van de middelen komt (toelichting griffier).

Huidige situatie
Per kalenderjaar krijgt elke fractie een basisbedrag van ongeveer 33.000 euro, dat verhoogd wordt met ongeveer 9.000 euro per Statenlid (zie artikel 5 van de verordening). De bandbreedte loopt daarmee in de huidige situatie van 42.000 tm 123.000 euro per jaar. De inzet van deze middelen kan door de fractie zelf bepaald worden. Mits er aan de verordening voldaan wordt (zie artikel 6 van de verordening). In de basis geldt: Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De inzet van deze middelen verschilt per fractie. 

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd
het bovenstaande te bespreken en een standpunt in te nemen dan wel een advies te formuleren.

Het Presidium heeft verzocht om een voorstel inzake het opstellen van een kader/plan waarbinnen de huidige vergaderorde en nieuwe vergaderstructuur kan worden geëvalueerd (Q1 van 2024).

Evaluatie: wat en in welke vorm?
Van belang is te bepalen wat we willen bereiken met de evaluatie en welke vorm van evaluatie we willen gebruiken. Wat is de context (procesevaluatie), de vraagstelling en welke vorm is het meest effectief. Daarbij zijn de wijze van rapportage en zeker ook communicatie van belang. Dit zijn bouwstenen van ons kader en dit moet ons helpen een objectieve beoordeling tot stand te brengen.

Procesvoorstel
Wat betreft procesgang heeft het presidium de Commissie Versterking Positie PS alsook de agendacommissie met ondersteuning van de Griffie verzocht advies uit te brengen ter zake een kader/plan . Dit kader dat als uitgangspunt worden gebruikt voor de evaluatie zal ter verdere bespreking worden voorgelegd aan het Presidium van 13 oktober 2023. De Griffie heeft inzake aanpak en vorm contact gelegd met De Hogeschool Zuyd om onderzoeksexpertise op te halen ter uitvoering van de opdracht. De Griffier kan een toelichting geven.

Punten die de Agendacommissie naar voren heeft gebracht zal de Griffier meenemen naar de Commissie Versterking Positie Provinciale Staten (VPPS) c.q. achtereenvolgens doorgeleiden naar het Presidium.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. het onderwerp bespreken en het advies formuleren alsook het advies door te geleiden naar het Presidium 13-10.

In de agendacommissie van 21-9 heeft GS/DT toegezegd een planningsvoorstel uit te werken, genaamd Strategische voorraadagenda PS. Deze uitwerking bestaat uit twee onderdelen:

• het betreft een nieuw format. In dit format is per dossier te volgen wanneer welke fase van de vergadercyclus is doorlopen. Maw: welke datum is het dossier in de infoperiode, sonderend in de commissie, ter bespreking in de commissie en ter besluitvorming in PS.
• Daarnaast is in het nieuwe format de planning voor 2024 (voor zover als mogelijk door GS gevuld).

In de bijgevoegde memo is de opbouw van het format van deze (dynamische) strategische agenda PS en de planning 2024 nader toegelicht. Deze is vertaalt in een concept Strategische voorraadagenda PS (zie bijlage - Strategische Voorraadagenda PS 2023-2023). Het planningsvoorstel betreft een werkwijze van de Statencommissie en de implementatie van een concreet product, waardoor het in de agendacommissie ter bespreking voorligt en deze hierover adviseert aan het Presidium. In de commissie VPPS wordt het planningsvoorstel ter kennisname geboden.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. kennis te nemen van het concept planningsvoorstel.