(VPPS) Commissie Versterking Positie PS

Dit is de conceptagenda van de commissie Versterking positie PS (VPPS) van 24-11.

Mededelingen:

• Zie bijgevoegde Kamerbrief: minister van BZK zet zich in om het decentraal bestuur van gemeenten en provincies te versterken. De focus ligt op het belang van volksvertegenwoordigingen binnen deze organen. De bijgevoegde kamerbrief beschrijft specifieke beleidsinitiatieven die deel uitmaken van een bredere actieagenda en voortbouwen op eerdere maatregelen ter versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen. De boodschap is gericht op het informeren van volksvertegenwoordigers over beleidsinzet en continuïteit.
• Zie bijgevoegde motie: De kernboodschap van de bijgevoegde motie is dat de Kamer constateert dat er een hoog verloop is onder Statenleden en dat de mate van ondersteuning een cruciale factor kan zijn om Statenleden te behouden. Gebaseerd op het advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur, roept de Kamer de regering op om in samenwerking met provincies en de beroepsvereniging van Statenleden te werken aan het ontwikkelen van normen en richtlijnen voor de ondersteuning van Statenleden. De motie geeft aan dat deze richtlijn kan bijdragen aan het behoud van Statenleden. Deze motie is met een meerderheid van de stemmen aangenomen binnen de Tweede Kamer.
• Zie bijgevoegd rapport vereniging Raadsleden: Een vast maandelijks vergoedingssysteem voor burgerleden, ter vervanging van vergoeding per vergadering, is wenselijk volgens een onderzoek van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. Dit vermindert administratieve lasten en maakt het aantrekkelijker om commissieleden te behouden. Respondenten pleiten voor een verhoogde vergoeding en een opleidingsbudget. Het onderzoek, gebaseerd op 254 reacties, geeft inzicht in 74,27% van alle Nederlandse gemeenten. Volledige resultaten zijn beschikbaar in het rapport 'Commissieleden - Over wijze van vergoeding en budget.'
• Op 8 december 2023 zal er een infosessie "voortgang en ontwikkeling programma bestuurscultuur” plaatsvinden voor PS.
  Peter Hordijk, René Bijlmakers en Charles Claessens zullen tijdens deze vergadering van 10:00-10:15 uur een korte introductie verzorgen met als doel het voorbespreken van deze infosessie.

De commissie wordt gevraagd:

1. een standpunt in te nemen ten aanzien van / kennis te nemen van de mededelingen;
2. de agenda vast te stellen.

Bijgaand treft u aan de concept besluitenlijst van de vergadering van de VPPS commissie van 06-10-2023.

Behandelvoorstel
De commissie wordt gevraagd de concept besluitenlijst van de commissievergadering VPPS van 06-10-2023 ongewijzigd vast te stellen.

Dit agendapunt is doorgeschoven vanuit de vorige vergadering van VPPS op 06-10-2023.

In de agendacommissie van 21-9 heeft GS/DT toegezegd een planningsvoorstel uit te werken, genaamd Strategische voorraadagenda PS. Deze uitwerking bestaat uit twee onderdelen:

• het betreft een nieuw format. In dit format is per dossier te volgen wanneer welke fase van de vergadercyclus is doorlopen. Maw: welke datum is het dossier in de infoperiode, sonderend in de commissie, ter bespreking in de commissie en ter besluitvorming in PS.
• Daarnaast is in het nieuwe format de planning voor 2024 (voor zover als mogelijk door GS gevuld).

In de bijgevoegde memo is de opbouw van het format van deze (dynamische) strategische agenda PS en de planning 2024 nader toegelicht. Deze is vertaalt in een concept Strategische voorraadagenda PS (zie bijlage - Strategische Voorraadagenda PS 2023-2023). Het planningsvoorstel betreft een werkwijze van de Statencommissie en de implementatie van een concreet product, waardoor het in de agendacommissie ter bespreking voorligt en deze hierover adviseert aan het Presidium. In de commissie VPPS wordt het planningsvoorstel ter kennisname geboden.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd kennis te nemen van het planningsvoorstel / Strategische Voorraadagenda PS.

Vanaf het formeren van de werkgroep VPPS is er gewerkt aan het verbeteren/versterken van de positie.

De adviezen die, naar aanleiding van de vergadering VPPS op 06-10-2023, zijn opgesteld door de Commissie Versterking Positie Provinciale Staten en zijn doorgeleid naar het Presidium zijn als volgt:

1.De Commissie Versterking Positie Provinciale Staten (VPPS) ziet nochtans geen aanleiding te adviseren om het aantal burgercommissieleden uit te breiden naar drie. Het voorgaande in die zin dat juist fractieondersteuning (bijdrage en inzet) als actueel thema eerst nader dient te worden bekeken/uitgewerkt omdat dit de positie van het Statenlid doet versterken. Een goede borging voor fracties van ondersteunend personeel (fractiewerkzaamheden) is essentieel en de commissie adviseert om juist dit eerst nader uit te werken. De commissie VPPS stelt voor om zo spoedig mogelijk met een voorstel te komen richting het presidium. Ondernomen actie: zie verder onder agendapunt 6 van deze vergadering.

2. In het kader van het evalueren van het huidige vergadermodel/structuur wordt geadviseerd om samen met de Hoge School Zuyd te komen tot een plan van aanpak voor deze evaluatie dat zal worden aangeboden aan het Presidium. Dit betekent tegelijkertijd dan de nieuwe vergaderstructuur in de uitvoering/werking een kans moet krijgen zodat gestart kan worden met een nulmeting achtereenvolgens evaluatie. Het voorgaande met het oog op een kwantitatieve meting waarbij meer ondersteuning noodzakelijk wordt geacht en er tevens goede ervaringen zijn met het betrekken van o.a. Universiteiten/Hogescholen bij onderzoeken. De commissie VPPS stelt voor om zo spoedig mogelijk met een voorstel te komen richting het presidium. Ondernomen actie : De Griffie heeft inzake de evaluatie op 23 november een afspraak om de aanpak te bespreken met Zuyd Hogeschool. De griffier geeft op 24-11-2023 een terugkoppeling aan VPPS inzake voortgang.

3. De Griffie wordt verzocht om extra aandacht te geven aan de werkwijze van Statenvoorstellen inzake wensen en bedenkingen/zienswijze (informatie richting Staten). De voorzitters dienen hier ook extra aandacht aan te geven. Geadviseerd wordt door zowel de agendacommissie alsook de commissie VPPS, in het kader van effectief vergaderen, te bezien of het Reglement van Orde van Provinciale Staten hierop dient te worden aangepast waardoor moties dan wel amendementen bij dergelijke Statenvoorstellen in de eerste termijn dienen te worden ingediend. Ondernomen actie: Het Reglement van Orde is op 10-11-2023 aangepast in PS en de griffie heeft factsheets opgesteld die zullen worden gekoppeld bij dergelijke agendapunten. Via de nieuwsmail zal hier ook aandacht voor worden gevraagd en de voorzitters zullen in de commissie uitgebreid stilstaan bij bevoegdheid en wat wordt aan PS gevraagd.

Behandelvoorstel
De commissie wordt gevraagd:
1. kennis te nemen van de adviezen aan het Presidium.

Bij dit agendapunt worden 'nog te ontwikkelen' producten besproken. Deze producten zijn te herleiden naar vier doelstellingen te weten:

• Informatieproces beter positioneren
• Effectiever vergaderen
• (Meer) tijd voor contact met de Limburgers
• Ontwikkeling rolopvatting PS

Behandelvoorstel
De commissie wordt gevraagd kennis te nemen van bovenstaande vier doelstellingen en de voortgang van deze vier doelstellingen te bewaken.

Voor kleinere fracties lijkt het huidige nieuwe systeem van vergaderen een grotere uitdaging te zijn inzake werkverdeling etc. Tegelijkertijd blijft het van belang voor alle fracties keuzes te maken dan wel prioriteiten te maken want de agenda’s zijn en blijven overvol en plannen blijft een uitdaging.

Op verzoek van de voorzitter van de commissie VPPS zijn aan de fracties 3 opties voorgelegd om een voorkeur of verbetering te kunnen ophalen, te weten:

1. Het oude systeem van vergaderen herintroduceren waarbij alle vergaderingen achter elkaar worden gepland. Er is dan geen vrije dag meer voor contact met de Limburgers en er is ook geen garantie voor korte vergaderdagen. Gebleken is dat de Staten dit systeem wilden veranderen (onwenselijk), het gaf hoge werkdruk met enkel vergaderen op vrijdagen en er was geen sturing op de agenda.
2. Het huidige nieuwe systeem van vergaderen met als aanvullende verbetering dat de overige commissies op donderdagavond plaatsvinden. Waardoor de dag met contact voor de Limburgers vrij beschikbaar blijft. Dit maakt dat geen sprake meer is van parallelle vergaderingen van commissies. Het presidium vergadert immer op vrijdag van 09.00 uur tot 10.00 uur en daarna zijn de Statencommissies. Infosessies kunnen wel parallel verlopen met de Statencommissies.
3. Het huidige nieuwe systeem van vergaderen met als aanvullende verbetering dat de overige commissies plaatsvinden op de dag waarbij contact is met de Limburgers (dit zal dan in de ochtend zijn). De middag is dan vrij beschikbaar voor contact met de Limburgers. De agendacommissie blijft op woensdagen. Ook hier vergadert het presidium op vrijdagen van 09.00 uur tot 10.00 uur en daarna zijn de Statencommissies. Infosessies kunnen wel parallel verlopen met de Statencommissies.

De voorzitter en de Griffier geven een terugkoppeling inzake wat is opgehaald.

Behandelvoorstel
De commissie wordt gevraagd:
1. De terugkoppeling voorzitter/Griffier en de voorkeuren voor de vergaderkalender opties te bespreken;
2. advies betreffende dit onderwerp uit te brengen aan het Presidium.

Zoals in de concept besluitenlijst van de VPPS vergadering op 06-10-2023 (pag.2, agendapunt 4.1) weergegeven:

"De Commissie Versterking Positie Provinciale Staten (VPPS) ziet momenteel geen reden om het aantal burgercommissieleden te verhogen naar drie. We vinden het belangrijker om eerst goed te kijken naar de ondersteuning van de fracties, zowel financieel als inzet van personeel. Dit zal namelijk de positie van het Statenlid versterken. Het is van cruciaal belang om een goede ondersteuning van het fractiepersoneel te waarborgen. De commissie VPPS stelt voor om hier snel een voorstel over te maken voor het presidium. "

Zie bijgevoegd rapport vereniging Raadsleden: Een vast maandelijks vergoedingssysteem voor burgerleden, ter vervanging van vergoeding per vergadering, is wenselijk volgens een onderzoek van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. Dit vermindert administratieve lasten en maakt het aantrekkelijker om commissieleden te behouden. Respondenten pleiten voor een verhoogde vergoeding en een opleidingsbudget. Het onderzoek, gebaseerd op 254 reacties, geeft inzicht in 74,27% van alle Nederlandse gemeenten. Volledige resultaten zijn beschikbaar in het rapport 'Commissieleden - Over wijze van vergoeding en budget.'

Fractieondersteuning
Er is contact geweest met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Zij hebben aangegeven meer tijd nodig te hebben voor het opleveren van hun advies. Daarnaast zijn ze bereid om (fysiek) langs te komen voor een gesprek met de provincie, met name de commissie VPPS, over de ondersteuning van fracties. Het voorstel is om dit op 19 januari te doen. De voorkeur gaat uit naar een later tijdstip dan 09.00 uur vanwege de afstand.

Behandelvoorstel
Na ontvangst van het advies van BZK wordt de commissie verzocht een voorstel te formuleren dat kan worden voorgelegd aan het Presidium.

Op 8 december 2023 zal er een infosessie "voortgang en ontwikkeling programma bestuurscultuur” plaatsvinden voor PS.

Peter Hordijk, René Bijlmakers en Charles Claessens zullen in twee sheets een korte introductie verzorgen met als doel het voor bespreken van de infosessie.
De CdK is bij de bespreking aanwezig en zal wellicht ook even “inleiden”.

Onderwerpen infosessie:

• Checks en balances binnen bestuur en organisatie;
• Informatievoorziening GS / PS.
  Opmerkingen / inbreng vanuit VPPS kan (uiteraard met inachtneming van de rol en positie van VPPS) worden meegenomen op 8/12. Laten we verder na 24/11 even beoordelen of de hele notitie naar de PS-dag van 8/12 moet gaan of dat we op 8/12 met een korte presentatie volstaan. De inhoud van de notitie zal begin 2024 in een mededeling portefeuillehouder terecht komen.

Behandelvoorstel
De commissie wordt gevraagd opmerkingen en inbreng te geven met inachtneming van de rol en positie van VPPS. Hiermee krijgen zij de mogelijkheid om vooraf te beoordelen of dit aansluit bij de informatiebehoefte van de Statenleden.

Rondvraag:

Volgende VPPS vergadering op 19-01-2024, tijdstip nader te bepalen.
BZK wil aansluiten inzake advies fractieondersteuning?

Sluiting