(JRC) Jaarrekeningcommissie

Behandelvoorstel:
De Commissie wordt gevraagd om de agenda voor de Commissievergadering van 8-6-2018 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering aan bij de commissiegriffier.
Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt.
Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 1-6-2018, 12.00 uur doorgeven aan de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl).

Behandelvoorstel:
De commissie wordt gevraagd het conceptverslag van 2-2-2018 vast te stellen.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 1-6-2018, 12.00 uur doorgeven aan de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl).

Behandelvoorstel:
De commissie wordt gevraagd de adviezen van de voorzitter voor afdoening over te nemen.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 1-6-2018, 12.00 uur doorgeven aan de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl).

Behandelvoorstel:
De commissie wordt gevraagd de voorraadagenda vast te stellen.

Toelichting:
Op grond van artikel 201 Provinciewet leggen GS aan PS over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hen gevoerde bestuur onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag.
Volgens artikel 202 Provinciewet stellen PS de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar. De jaarrekening betreft alle baten en lasten van de provincie.
PS wijzen een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 201 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:
a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;
b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;
c. de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 en
d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
Volgens artikel 4 van de Controleverordening (Inrichting accountantscontrole) stellen PS jaarlijks het controleprotocol (opdracht inclusief speerpunten) voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de provincie vast. Dit is het kader waarbinnen de accountant te werk dient te gaan.
Op grond van Artikel 8 (Jaarstukken) van de Financiële Verordening Provincie Limburg 2016 leggen GS verantwoording af over de uitvoering van de programma’s en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. Relevante afwijkingen worden toegelicht.

Bij het vaststellen van het proces rondom de planning- en controlcyclus 2018 heeft u besloten de jaarstukken 2017 te laten voorzien van een analyse van de Statenonderzoeksfunctie. Deze is bij de vergaderstukken gevoegd.
Op 30-5-2018 worden de beantwoordingen van GS en Deloitte op de schriftelijke vragen verwacht. Deze worden te zijner tijd bij de vergaderstukken gevoegd.

Behalve GS zijn ook de accountant (de heren Reyners en Jussen) en de Statenonderzoeksfunctie (dhr. Derikx) aanwezig bij de A-politieke behandeling van de jaarstukken in de Jaarrekeningcommissie.

Behandelvoorstel:
Aan uw commissie wordt gevraagd om a-politiek:

1. het Statenvoorstel inzake de jaarstukken 2017 te bespreken;
2. de comptabele juistheid en rechtmatigheid van financieel beheer en de doelmatigheid van het door of namens GS gevoerde financieel beheer en beleid te onderzoeken;
3. na te gaan of de accountant binnen de gestelde kaders heeft geopereerd;
4. na te gaan of door de accountant voldoende invulling wordt gegeven aan de door PS benoemde speerpunten ;
5. aan te geven of mede op basis van de accountantsverklaring decharge verleend kan worden aan GS voor het gevoerde beleid.

Behandeling vindt plaats in twee termijnen.

Op 1 december jongstleden heeft het Presidium op advies van de Jaarrekeningcommissie besloten ook de programmabegroting 2019 te laten voorzien van een analyse door de Statenonderzoeksfunctie en speerpunten hiervoor te benoemen in de jaarrekeningcommissie (JRC) van 8 juni 2018.
De analyse beoogt een handreiking te bieden aan de leden van PS, zodat zij hun kaderstellende en controlerende taak adequaat kunnen invullen en eenvoudig kunnen doordringen tot de kern van de Programmabegroting 2019.

De fracties zijn per e-mail verzocht om de speerpunten, die zij t.b.v. deze analyse wensen mee te geven aan de Statenonderzoeker uiterlijk maandag 21 mei 2018 te mailen naar de Griffie. Hierop zijn geen reacties ontvangen.
Indien u toch speerpunten wenst in te brengen dan deze uiterlijk 1-6-2018 12.00 uur doorgeven aan de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl), zodat deze voorzien van een reactie van de Statenonderzoeker via de nazending toegevoegd kunnen worden aan de vergaderstukken van de JRC.

Behandelvoorstel:

1. In 1 termijn bepalen welke speerpunten u wilt benoemen t.b.v. de analyse Programmabegroting 2019 door de Statenonderzoeker.

Bij het vaststellen van de uitgangspunten P&C cyclus 2018 is besloten de evaluatie en inrichting P&C cyclus te vervroegen van november naar juni, zodat bij het opstellen van de PS vergaderkalender al rekening gehouden kan worden met de wensen t.a.v. de P&C cyclus (bijvoorbeeld behandeling afwijkingenrapportages in FEB).
De Commissie wordt gevraagd de P&C cyclus te evalueren en aan te geven of voor de inrichting van de P&C cyclus dezelfde uitgangspunten gehanteerd dienen te worden als voor de P&C Cyclus 2018.

Op basis van de uitgangspunten wordt een planning opgesteld, welke samen met de uitgangspunten ter vaststelling wordt voorgelegd aan het Presidium.

Behandelvoorstel:

1. In 1 termijn bepalen of en zo ja welke uitgangspunten P&C cyclus u m.b.t. het jaar 2019 wenst te wijzigen.

Eventuele rondvragen bij voorkeur voor aanvang van de vergadering doorgeven aan de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl).

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 8-6-2018. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 1-6-2018, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan bij de commissiegriffier (ejh.schoenmakers@prvlimburg.nl).
Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel:
De commissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken vast te stellen.