(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 6-6-2025 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via het contactformulier contactformulier t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 30-5-2025, 12:00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.
Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

U ontvangt de actuele lijsten aanbevelingen, moties en toezeggingen bij de nazending van de stukken op maandag 2-6-2025 uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk donderdag (donderdag voor de vergadering), 12.00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Behandelvoorstel:
De commissie wordt gevraagd de adviezen van de voorzitter voor afdoening over te nemen.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 30-5-2025, 12:00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 6-6-2025. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 30-5-2025, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Op grond van artikel 201 Provinciewet leggen GS aan PS over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hen gevoerde bestuur onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Relevante afwijkingen worden toegelicht. Op basis van art. 6 lid 5 van het RVO fungeert de Controlecommissie als een rekencommissie voor Provinciale Staten. Zij behandelt en onderzoekt daartoe de door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten aangeboden jaarrekening en toetst en beoordeelt de comptabele juistheid en rechtmatigheid van financieel beheer en de doelmatigheid van het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid.

Behalve GS zijn ook de accountant en de Statenonderzoeker aanwezig bij de behandeling van de jaarstukken.

Het verzoek van de accountant is om eventuele vragen indien mogelijk vooraf aan te leveren zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden. De vragen graag uiterlijk maandag 2 juni 12.00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel. De vragen zullen in Ibabs worden gekoppeld aan de vergadering zodat deze ook voor de overige commissieleden inzichtelijk zijn.

Behandelvoorstel:

• De statenonderzoeker zal een korte toelichting geven op de analyse.
• De accountant zal een korte toelichting geven op het accountantsverslag. 
• De commissie wordt gevraagd het Statenvoorstel Jaarstukken 2024 technisch te behandelen in 2 termijnen met een spreektijd in de eerste termijn van maximaal 5 minuten.

Verwachte behandelduur: 90 minuten.

Sinds de huidige coalitieperiode wordt gewerkt met doelenbomen, die zijn vertaald naar concrete indicatoren. Deze indicatoren zijn direct gekoppeld aan de Planning & Control-cyclus via de nieuwe P&C Beleidsmonitor. Uw Staten hebben het belang onderstreept van een goede informatievoorziening rond de ontwikkelingen van dit groeipad. In reactie daarop heeft gedeputeerde Satijn toegezegd het onderwerp ‘indicatoren’ jaarlijks te agenderen bij de Controlecommissie (toezegging 9559).

De indicatoren uit de P&C Beleidsmonitor voorjaar 2025 zijn bedoeld om het debat bij de P&C-stukken te voeden met feitelijke informatie. Tegelijkertijd bestaat het risico dat het inhoudelijke debat over deze stukken overschaduwd raakt door discussies over het proces rondom indicatoren, zoals de selectie ervan. Vanuit dit perspectief worden de procesmatige en technische aspecten met de Controlecommissie te besproken. Dit past ook bij de rol van de Controlecommissie in relatie tot het P&C-proces.

Behandelvoorstel:

• Ambtelijk zal maximaal 10 minuten een toelichting worden gegeven.  
• Het onderwerp vervolgens behandelen in 1 termijn met een maximale spreektijd van 3 minuten per fractie

De Controlecommissie evalueert jaarlijks de uitgangspunten van de P&C-cyclus. Ten behoeve van deze evaluatie is door de griffie bijgevoegde interne memo opgesteld. De evaluatie en het vaststellen van de uitgangspunten staat nu in het voorjaar op de agenda zodat deze meegenomen kunnen worden in de jaarplanning die in september door het Presidium zal worden vastgesteld. De CC stelt in haar volgende vergadering (12 september 2024) de nieuwe planning (2025) van de P&C-cyclus vast.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 1 termijn met een spreektijd van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of de uitgangspunten in de bijlage van de memo akkoord zijn.