(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 5-6-2020 vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Petra Possen.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 29-5-2020, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Petra Possen. Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd het gewijzigd conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:
U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. moties en toezeggingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende moties en toezeggingen afgedaan.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 29-5-2020, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Petra Possen.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering 5-6-2020. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 29-5-2020, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan bij staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Petra Possen. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Op grond van artikel 201 Provinciewet leggen GS aan PS over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hen gevoerde bestuur onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Volgens artikel 202 Provinciewet stellen PS de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar. De jaarrekening betreft alle baten en lasten van de provincie.

PS wijzen een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 201 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:
a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;
b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen;
c. de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 en;
d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Volgens artikel 4 (Inrichting accountantcontrole) van de Controleverordening Provincie Limburg 2020 stellen PS jaarlijks het controleprotocol (opdracht inclusief speerpunten) voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de provincie vast. Dit is het kader waarbinnen de accountant te werk dient te gaan.

Op grond van artikel 7 (Jaarstukken) van de Financiële Verordening Provincie Limburg 2020 leggen GS verantwoording af over de uitvoering van de programma's en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. Relevante afwijkingen worden toegelicht.

Behalve GS zijn ook de accountant en de Statenonderzoeker aanwezig bij de behandeling van de jaarstukken.

Behandelvoorstel:
Technische behandeling van de Jaarstukken 2019 in 2 termijnen.
Verwachte behandelduur: 30 minuten.

Op grond van de Verordening van Provinciale Staten van de Provincie Limburg bevattende het reglement van orde van Provinciale Staten van Limburg stelt de Controlecommissie de procedure en termijnen vast met betrekking tot de planning- en controlecyclus.

Bijgevoegd treft u het document P&C cyclus: evaluatie 2020 en uitgangspunten 2021 aan. Dit document is opgesteld op basis van de werkwijze in 2019-2020.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd:
- in 1 termijn bepalen of en zo ja welke uitgangspunten P&C-cyclus u m.b.t. het jaar 2021 wenst te wijzigen;
- de Griffie de opdracht te geven om de uitkomsten van deze evaluatie uit te werken in een planning van de P&C-cyclus en deze planning te agenderen voor de Controlecommissie van september 2020.

In de Controlecommissie van 20-9-2019 is het proces rondom de P&C-cyclus 2020 vastgesteld. Onderdeel hiervan is dat de Begroting 2021 wordt voorzien van een analyse door de Griffie. U bent verzocht om de speerpunten, die u t.b.v. deze analyse wenst mee te geven aan de Griffie. De ontvangen suggesties voor speerpunten zijn in bijgaand memo opgesomd en voorzien van de overwegingen van de Griffie.

Behandelvoorstel:
Bepalen welke 2-3 speerpunten u wilt benoemen t.b.v. de analyse begroting 2021 door de Griffie.

De bespreking van dit agendapunt is verplaatst van 20-3-2020 naar 5-6-2020. Tijdens de bespreking van de memo inzake de invoering van de methode-Duisenberg in de Controlecommissie van 6-12-2019 is afgesproken dat een pilot wordt uitgewerkt voor deze commissievergadering. In de Controlecommissie van 24-1-2020 zijn de Statenleden Depondt-Olivers en Kuntzelaers voorgedragen als rapporteurs voor de methode-Duisenberg. Het Presidium heeft ingestemd met deze voordracht. Met de rapporteurs is de verdere uitwerking van deze pilot afgestemd.

Behandelvoorstel: behandeling in 1 termijn.
Verwachte behandelduur: 15 minuten.

De Controlecommissie wordt gevraagd:
a. kennis te nemen van het voorliggende memo en informatie;
b. mogelijke aanvullingen op of aanpassingen van het voorstel te bespreken;
c. in te stemmen met het voorstel om een lijst met lopende onderzoeken bij te houden;
d. in te stemmen met het gekozen begrotingsprogramma: Ruimtelijke dynamiek en kwaliteit;
e. in te stemmen met de (eventueel aangevulde/aangepaste) pilot van de methode-Duisenberg.