(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Mededelingen:

• De Griffie heeft, naar aanleiding van het onderzoeksproces bij het onderzoek POL/Omgevingsvisie, geconstateerd dat een aantal processtappen afwijken tussen het onderzoeksproces van de ZRK en het onderzoeksproces van de Controlecommissie. Voor nadere details en voorbeelden wordt verwezen naar bijgaande memo. Daarom wordt de commissie gevraagd of zij de Griffie opdracht wil geven om het onderzoeksproces door te lichten en een voorstel voor te bereiden voor de Controlecommissie. Het gaat nu dus uitdrukkelijk nog niet om een proces vast te stellen; een voorstel hiertoe is pas later aan de orde.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om een standpunt in te nemen t.a.v. de mededeling en de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 30-10-2020 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Wil Voorter.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 23-10-2020, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Wil Voorter.
Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:
U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. moties en toezeggingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende moties en toezeggingen afgedaan.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 23-10-2020, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Wil Voorter.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 30-10-2020. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 23-10-2020, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan bij staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Wil Voorter. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zónder dat hier vooraf om is verzocht, kan niet worden toegestaan.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Het Presidium heeft op 1-12-2017 besloten om begrotingen en jaarstukken van de Provincie Limburg te laten voorzien van een analyse door de Griffie. Hierbij treft u de analyse van de begroting 2021 aan. Deze is ambtelijk afgestemd in een informele afstemmingsronde tussen de Griffie en de afdeling Financiën. Aangegeven is dat men geen onjuistheden heeft aangetroffen in de analyse en dat GS nog formeel zullen reageren op de analyse.

Behandelvoorstel: behandeling in 1 termijn.

De Controlecommissie wordt gevraagd:
a. de analyse van de Griffie te bespreken en, na eventueel gewenste aanpassingen door de Controlecommissie, vast te stellen en de voorzitter te mandateren om eventuele tekstwijzigingen van ondergeschikte aard te laten accorderen;
b. de analyse van de Griffie (middels een brief van de voorzitter van de Controlecommissie) aan te bieden aan PS.

Bijgevoegd treft u het concept Statenvoorstel inzake Controleprotocol accountantscontrole 2020 aan. Na behandeling wordt dit document, inclusief de door de Controlecommissie gekozen speerpunten, indien de commissie hiertoe besluit als Statenvoorstel door te geleiden naar de Statenvergadering van 13-11-2020.

De accountant is aanwezig om eventuele vragen te beantwoorden. Tevens treft u als bijlage bij dit agendapunt aan, een overzicht van de vastgestelde speerpunten vanaf 2010. Op de oproep om speerpunten in te dienen is alleen door de Partij voor de Dieren gereageerd: de betreft de volgende 2 speerpunten welke reeds zijn afgestemd met de accountant:
Speerpunt 1: “Inzicht in de wijze waarop de provincie de subsidievoorwaarden monitort inzake verstrekte subsidies die vallen onder de Subsidieregeling SVNL, onderdeel agrarisch natuurbeheer.”
Speerpunt 2: “Inzicht in de budgetten omtrent de Subsidieregeling SILG voor wat betreft het onderdeel Wet Natuurbescherming, het soortenbeheer en het faunabeheer per 31 december 2020 inclusief een uitsplitsing van de uitputting van betreffende budgetten naar crediteur.”

Behandelvoorstel: voorstel gezamenlijke behandeling agendapunt 1.7.2 en 1.7.3 in 2 termijnen.

De Controlecommissie wordt gevraagd om:

1. te bepalen welke twee speerpunten benoemd worden voor de controle op de Jaarrekening 2020;
2. te bepalen of de genoemde percentages van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties worden gehandhaafd;
3. te bepalen of het Statenvoorstel (met hierin opgenomen de door de Controlecommissie vastgestelde speerpunten en percentages van de rapporterings- en goedkeuringstolerantie) als bespreekstuk of hamerstuk wordt doorgeleid naar PS van 13-11-2020.

De controle van de boekjaren 2018-2021 wordt verricht door Deloitte. Met het Controleprotocol geeft PS nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Hoe de accountant hieraan invulling geeft, wordt verwoord in een jaarlijks werkprogramma (auditplan), zodat helder is welke werkzaamheden worden verricht. Het auditplan 2020 is bij de vergaderstukken gevoegd.

De accountant is aanwezig om ter vergadering een toelichting te geven en eventuele vragen te beantwoorden.

Behandelvoorstel: voorstel gezamenlijke behandeling agendapunt 1.7.2 en 1.7.3 in 2 termijnen.

De Controlecommissie wordt gevraagd:
kennis te nemen van- en van gedachten te wisselen over het auditplan 2020.

Om mogelijke overlap te voorkomen ten aanzien van het uitvoeren van onderzoek door PS, GS, Zuidelijke Rekenkamer (ZRK) en accountant, is een heldere onderlinge afstemming nodig. Om hier aan tegemoet te komen is voor 2021 bijgaande integrale procesplanning uitgewerkt, waarbij de onderwerpen van de voor 2021 geplande onderzoeken van PS, GS , accountant en ZRK alsmede de speerpunten voor de accountantscontrole, onderling kunnen worden afgestemd.

Behandelvoorstel: behandeling in 1 termijn.

De Controlecommissie wordt gevraagd om:
kennisnemen van de integrale procesplanning voor 2021 aangaande onderzoek van PS, GS, ZRK en de accountant.

Op 2-10-2020 hebben PS de geactualiseerde Regeling Grote Projecten 2020 (RGP) vastgesteld. Conform artikel 9, tweede lid van de RGP, is de Controlecommissie bevoegd om een handleiding voor het werken met deze regeling vast te stellen. De handleiding is in overeenstemming gebracht met de werkpraktijk van nu met als belangrijkste wijzigingen dat:

• PS op eigen initiatief een project als Groot Project kunnen aanwijzen (via een initiatiefvoorstel);
• het proces van voortgangsrapportages met bijbehorende deadlines is aangepast zodat GS de resultaten uit de analyse van de Griffie vooraf mee kunnen meenemen in de (gewijzigde) voortgangsrapportages (verzoek commissie FEB 9 mei 2020);
• elke voortgangsrapportage standaard als bespreekstuk wordt geagendeerd in een vakcommissie.

Behandelvoorstel: behandeling in 1 termijn.

De Controlecommissie wordt gevraagd:

1. de geactualiseerde handleiding Werken met de Regeling Grote Projecten 2020 vast te stellen onder intrekking van de handleiding Werken met de Regeling Grote Projecten uit 2017;
2. Provinciale Staten te informeren over de door de Controlecommissie vastgestelde handleiding Werken met de Regeling Grote Projecten 2020 middels toezenden van bijgevoegd Informerend stuk.