(AC) Agendacommissie

Bijgaand ontvangt u de conceptagenda voor de vergadering van de Agendacommissie van 6-10.

Mededelingen:
-…

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. een standpunt in te nemen ten aanzien van / kennis te nemen van de mededelingen;
2. de agenda vast te stellen.

Bijgaand treft u aan de concept besluitenlijst van de vergadering van de Agendacommissie van 6-10.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. de besluitenlijst vast te stellen.

Hier kunnen bijzonderheden uit de voorgaande vergadercycli aan de orde worden gesteld.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. bijzonderheden te bespreken en, waar nodig, het Presidium hierover te adviseren.

In de agendacommissie van 21-9 heeft GS/DT toegezegd een planningsvoorstel uit te werken, genaamd Strategische voorraadagenda PS. Deze uitwerking bestaat uit twee onderdelen:

• het betreft een nieuw format. In dit format is per dossier te volgen wanneer welke fase van de vergadercyclus is doorlopen. Maw: welke datum is het dossier in de infoperiode, sonderend in de commissie, ter bespreking in de commissie en ter besluitvorming in PS.
• Daarnaast is in het nieuwe format de planning voor 2024 (voor zover als mogelijk door GS gevuld).
  In de bijgevoegde memo is de opbouw van het format van deze (dynamische) strategische agenda PS en de planning 2024 nader toegelicht. Deze is vertaalt in een concept Strategische voorraadagenda PS (zie bijlage - Strategische Voorraadagenda PS 2023-2023). Het planningsvoorstel betreft een werkwijze van de Statencommissie en de implementatie van een concreet product, waardoor het in de agendacommissie ter bespreking voorligt en deze hierover adviseert aan het Presidium. In de commissie VPPS wordt het planningsvoorstel ter kennisname geboden.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. het format van het planningsvoorstel te bespreken en het Presidium hierover te adviseren
2. het planningsvoorstel 2024 te bespreken en het Presidium hierover te adviseren.

Het Presidium heeft verzocht om een voorstel inzake het opstellen van een kader/plan waarbinnen de huidige vergaderorde en nieuwe vergaderstructuur kan worden geëvalueerd (Q1 van 2024).

Evaluatie: wat en in welke vorm?
Van belang is te bepalen wat we willen bereiken met de evaluatie en welke vorm van evaluatie we willen gebruiken. Wat is de context (procesevaluatie), de vraagstelling en welke vorm is het meest effectief. Daarbij zijn de wijze van rapportage en zeker ook communicatie van belang. Dit zijn bouwstenen van ons kader en dit moet ons helpen een objectieve beoordeling tot stand te brengen.

Procesvoorstel
Wat betreft procesgang heeft het presidium de Commissie Versterking Positie PS alsook de agendacommissie met ondersteuning van de Griffie verzocht advies uit te brengen ter zake een kader/plan . Dit kader dat als uitgangspunt worden gebruikt voor de evaluatie zal ter verdere bespreking worden voorgelegd aan het Presidium van 13 oktober 2023. De Griffie heeft inzake aanpak en vorm contact gelegd met De Hogeschool Zuyd om onderzoeksexpertise op te halen ter uitvoering van de opdracht. De Griffier kan een toelichting geven.

Punten die de Agendacommissie naar voren brengt kan de Griffier meenemen naar de Commissie Versterking Positie Provinciale Staten (VPPS) c.q. achtereenvolgens doorgeleiden naar het Presidium.

Behandelvoorstel
Het commissie wordt gevraagd:

1. het onderwerp bespreken en wellicht punten aandragen die de Griffier kan meenemen naar de Commissie VPPS alsook het advies door te geleiden naar het Presidium 13-10.