(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 22-10-2021 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 15-10-2021, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.
Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:
U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. moties, toezeggingen en aanbevelingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende moties, toezeggingen of aanbeveling afgedaan.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 15-10-2021, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 22-10-2021. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 15-10-2021, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan bij staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Het Presidium heeft op 1-12-2017 besloten om begrotingen en jaarstukken van de Provincie Limburg te laten voorzien van een analyse door de Griffie. Hierbij treft u de analyse van de begroting 2022 aan. De analyse van de Griffie dient als handreiking aan de leden van Provinciale Staten (PS), zodat zij zowel hun kaderstellende als controlerende taken alsook het budgetrecht adequaat kunnen invullen en eenvoudig kunnen doordringen tot de kern van de stukken.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt voorgesteld om:
a. de analyse van de Griffie te bespreken en, na eventueel gewenste aanpassingen door de Controlecommissie, vast te stellen en de Griffie mandateren om eventuele tekstwijzigingen van ondergeschikte aard te laten accorderen;
b. bespreken of de CC een advies aan PS wil formuleren aangaande de begroting 2022;
c. de analyse van de Griffie (middels een brief van de voorzitter van de Controlecommissie), al dan niet voorzien van een advies zoals bedoeld onder punt b., aan te bieden aan PS;
d. instemmen met het voorstel voor de analyse van de jaarstukken 2022.

In het kader van lastneming subsidies in lijn met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt een nieuw artikel toegevoegd aan de vigerende financiële verordening waarin een grensbedrag voor verantwoording van subsidies wordt opgenomen. Daarbij wordt voorgesteld een grensbedrag voor deze verantwoording op nemen.
Behandelvoorstel behandeling in twee termijnen

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt voorgesteld om aan PS te adviseren:
1. de Financiële verordening Provincie Limburg2020 als volgt te wijzigen:
Onderstaand nieuw artikel 11 met lid 1 t/m 4 wordt invoegen:
Artikel 11. Beleid rondom lastneming van subsidies
1. Bij subsidies wordt de last verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:
a. De verstrekte subsidie een boekjaar/exploitatiesubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zullen plaatsvinden.
b. De verstrekte subsidie een meerjarige projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het hierna gedefinieerde grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.
2. Provinciale Staten stellen het in lid 2 sub b genoemde grensbedrag voor vier jaar vast.
3. Bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking wordt voor zover de verstrekte projectsubsidie nog niet als last in het boekjaar is verantwoord het resterende bedrag aan een specifieke bestemmingsreserve "Egalisatiereserve subsidieverantwoording" toegevoegd.
4. Een verstrekte projectsubsidie, vallende onder lid 2 sub b, wordt bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, toegerekend aan de betreffende boekjaren.
De nummering van de opvolgende artikelen wordt hierop aangepast, waarbij het voormalige artikel 11 artikel 12 is geworden, enzovoorts..
2. Deze wijziging te publiceren in bijgevoegd provinciaal blad;
3. Het grensbedrag voor de verantwoording van de subsidielast van meerjarige projectsubsidies op € 1,265 mln. te stellen;
4. Instemmen met het instellen van de “Egalisatiereserve subsidieverantwoording”.

Bijgevoegd treft u het concept Statenvoorstel inzake Controleprotocol accountantscontrole 2020 aan. Na behandeling wordt dit document, inclusief de eventueel door de Controlecommissie te kiezen speerpunten, als Statenvoorstel door geleid naar de Statenvergadering van 12-11-2021. De percentages van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties die in het Statenvoorstel zijn opgenomen zijn niet gewijzigd ten opzichte van het voorgaande jaar.
Tevens treft u als bijlage bij dit agendapunt aan, een overzicht van de vastgestelde speerpunten vanaf 2010. Op de oproep om speerpunten in te dienen is geen reactie ontvangen. De accountant is aanwezig  bij dit agendapunt.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt voorgesteld om:
a. te bepalen of en zo ja welke speerpunten benoemd worden voor de controle op de Jaarrekening 2021;
b. te bepalen of de genoemde percentages van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties kunnen worden gehandhaafd;
c. te bepalen of het Statenvoorstel (met hierin opgenomen de door de Controlecommissie vastgestelde speerpunten en percentages van de rapporterings- en goedkeuringstolerantie) als bespreekstuk of hamerstuk wordt doorgeleid naar PS van 12-11-2021.

De controle van de boekjaren 2018-2021 wordt verricht door Deloitte. Met het Controleprotocol geeft PS nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Hoe de accountant hieraan invulling geeft, wordt verwoord in het auditplan zodat helder is welke werkzaamheden worden verricht. Het auditplan 2021 is bij de vergaderstukken gevoegd. De accountant is ook bij dit agendapunt aanwezig om ter vergadering een toelichting te geven en eventuele vragen te beantwoorden).

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt voorgesteld om:
om kennis te nemen van- en van gedachten te wisselen over het auditplan 2021.

Naar aanleiding van de analyse van de Griffie over de programmabegroting 2021 in de controlecommissie d.d. 30-10-2020 is afgesproken dat het college met een definitie komt over de term “beleidsintensivering”. Deze mededeling PFH gaat nader in op de achtergronden van het begrip ‘beleidsintensivering en informeert over de stappen die GS willen nemen om de eenduidigheid van begrippen en transparantie in de begroting te vergroten.

Behandelvoorstel
Behandeling in één termijn.

Geen bijzonderheden