(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Mededeling voorzitter:
Bij agendapunt 1.5 vindt u een actueel overzicht van de strategische voorraadagenda PS met de onderwerpen die te maken hebben met de onderzoeksagenda. Dit overzicht is gemaakt na een verzoek dat eerder in uw commissie is gedaan. Het overzicht is alleen voor uw informatie en zal voortaan steeds bijgewerkt worden toegevoegd aan agendapunt 1.5 van de Controlecommissie. Het is alleen ter kennisgeving, aangezien de Agendacommissie de beslissingen neemt over de strategische voorraadagenda PS

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 27-9-2024 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via het contactformulier contactformulier t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Behandelvoorstel:

De Controlecommissie wordt gevraagd het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:

U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. aanbevelingen, moties en toezeggingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende aanbevelingen, moties of toezeggingen afgedaan.

Het overzicht van de strategische voorraadagenda met onderwerpen die gerelateerd zijn aan de onderzoeksagenda is uitsluitend ter kennisgeving.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de gewijzigde voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 27-9-2024. 

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de gewijzigde lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Bijgevoegd is een interne memo met een overzicht van de agendapunten en ontwikkelingen rondom de P&C cyclus, gerelateerd aan de controlecommissie. Dit document heeft als doel het bieden van overzicht en geven van inzicht in de onderlinge samenhang en de relatie met de P&C-cyclus. Het document dient uitsluitend ter verheldering.

In de mededeling portefeuillehouder over Toezegging 9538 van 26 juni jl. en in de PS-vergadering over de Voorjaarsnota 2024 op 28 juni jl. heeft portefeuillehouder Satijn toegezegd met de Controlecommissie in de eerstvolgende vergadering in gesprek te gaan over het gebruik van indicatoren in de P&C-cyclus. Tevens is uw Staten toegezegd te onderzoeken om bij subsidiebeschikkingen te werken met uitgiftetermijnen en daaraan mogelijke voorwaarden te verbinden als er niet geleverd wordt door de subsidieontvanger (T9543). Deze twee onderwerpen zijn toegelicht in bijgevoegd informerend stuk.

Aan de Controlecommissie wordt gevraagd om te reflecteren op het voorliggende stuk. Deze reflectie vormt weer input voor het vervolgtraject rondom indicatoren in de P&C-cyclus. Tevens wordt uw reflectie op deze thema’s gekoppeld aan de evaluatie van de P&C-cyclus en aan de bespreking van de financiële verordening.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 1 termijn met een spreektijd in de eerste termijn van 5 minuten per fractie.

Om de kaderstellende en controlerende rol van Provinciale Staten te ondersteunen is het van belang dat zij beschikken over actuele verordeningen. Daarom worden deze tenminste eenmaal per Statenperiode geactualiseerd.

Zoals u in het bijgevoegde Statenvoorstel kunt lezen komt dit voorstel al snel na de Financiële verordening 2023, die op 9 februari 2023 nog door de vorige Staten is vastgesteld. Er is destijds afgesproken, gelet op de aangescherpte regels rondom het budgetrecht, de verordening na een jaar te evalueren.

Provinciale Staten wordt gevraagd de Financiële Verordening Provincie Limburg 2024 vast te stellen onder intrekking van de Financiële Verordening Provincie Limburg 2023.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 2 termijnen met een spreektijd in de eerste termijn van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of het Statenvoorstel behandelrijp is voor Provinciale Staten en zo ja, of het doorgeleid dient te worden als hamerstuk of bespreekstuk.

De Provinciewet verplicht provincies tot het vaststellen van Controleverordening. Tenminste eenmaal per Statenperiode wordt de controleverordening geactualiseerd. De belangrijkste aanpassingen die -op basis van de modelverordening (update in november 2023) van de VNG- zijn doorgevoerd hebben betrekking op de wijziging als gevolg van de, vanaf boekjaar 2023 ingevoerde, rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Provinciale Staten wordt gevraagd de Controleverordening Provincie Limburg 2024 vast te stellen, onder intrekking van de Controleverordening Provincie Limburg 2020.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 2 termijnen met een spreektijd in de eerste termijn van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of het Statenvoorstel behandelrijp is voor Provinciale Staten en zo ja, of het doorgeleid dient te worden als hamerstuk of bespreekstuk.

De Controlecommissie evalueert jaarlijks de uitgangspunten van de P&C-cyclus. Ten behoeve van deze evaluatie is door de griffie bijgevoegde interne memo opgesteld. Na het vaststellen van de uitgangspunten, stelt de CC in haar volgende vergadering (18 oktober 2024) de nieuwe planning (2025) van de P&C-cyclus vast.

In de memo wordt voorgesteld wordt om:

1. De uitgangspunten voor behandeling van de najaarsnota voor de P&C-cyclus van 2025 te behouden;
2. De inloopsessie te laten vervallen en gebruik te maken van de reguliere wijze waarop ambtelijke bijstand kan worden aangevraagd;
3. De uitgangspunten planning P&C-cyclus 2025, zoals weergegeven in de bijlage, vast te stellen.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 1 termijn met een spreektijd van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of de uitgangspunten in de bijlage van de memo akkoord zijn

Onderdeel van de P&C cylcus is dat de begroting wordt voorzien van een analyse door de Griffie en dat hiervoor speerpunten kunnen worden benoemd. De analyse beoogt een handreiking te bieden aan de leden van PS, zodat zij hun controlerende taak beter kunnen invullen.

Het voorstel van de griffie is om de analyse, gelijk aan vorig jaar, als volgt vorm te geven:

Een analyse van een viertal begrotingsprogramma’s (op basis van financiële omvang en spreiding over de beleidsterreinen) en 3 beoogde resultaten per beleidsprogramma, aan de hand van de volgende vier vragen:

1. Is het doel SMART geformuleerd?
2. Sluit het beoogde resultaat aan op het doel?
3. Is bij het beoogd resultaat een (prestatie)indicator benoemd?
4. Zijn de beoogde kosten navolgbaar?

Uw eventuele opmerkingen of aanvullende speerpunten kunt u tot uiterlijk vrijdag 13-9-2024, 12:00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel. Deze worden in de nazending geattendeerd aan de overige statenleden ter voorbereiding van de vergadering.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 1 termijn met een spreektijd van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of het voorstel van de griffie akkoord is
• Of en zo ja welke speerpunten hierbij nog meegenomen moeten worden

Geen punten aan de orde.

Geen punten aan de orde.

Geen punten aan de orde.