(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd:

•  de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 22-3-2024 gewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via het contactformulier contactformulier t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 15-3-2024, 12:00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd: 

• het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:
U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. moties, toezeggingen en aanbevelingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende moties, toezeggingen of aanbeveling afgedaan.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 15-3-2024, 12:00 uur doorgeven via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 22-3-2024. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 15-3-2024, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan via e-mailadres Griffie t.a.v. commissiegriffier Debbie Weesepoel. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

•  de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Naar aanleiding van de verandering van dagen van de Controlecommissie is de planning P&C-cyclus 2024 aangepast. In de bijlage is de gewijzigde planning voor 2024 terug te vinden.

Behandelvoorstel
Aan de controlecommissie wordt gevraagd:

• De gewijzigde planning voor de P&C cyclus voor 2024 vast te stellen.

Onderdeel van de P&C cylcus is dat de jaarstukken worden voorzien van een analyse door de Griffie en dat hiervoor speerpunten kunnen worden benoemd. De analyse beoogt een handreiking te bieden aan de leden van PS, zodat zij hun controlerende taak beter kunnen invullen.
De fracties zijn per e-mail van 27 februari 2024, verzocht om speerpunten aan te leveren, die zij t.b.v. deze analyse wensen mee te geven aan de Griffie. Van deze mogelijkheid hebben geen fracties gebruik gemaakt.

Het voorstel van de griffie is om de analyse als volgt vorm te geven:
Financiële analyse van de jaarrekening waarbij wordt ingegaan op de volgende elementen:

• De trendontwikkeling van de BBV kengetallen van de provincie Limburg;
• Vergelijking van de kengetallen BBV provincie Limburg met andere provincies;
• Vergelijkende balansanalyse, waarbij afwijkingen worden verklaard en geanalyseerd;
• Vergelijkende analyse staat van baten en lasten, waarbij afwijkingen worden verklaard en geanalyseerd;
• Actuele ontwikkelingen.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in 1 termijn met een spreektijd van 3 minuten per fractie
• Te bepalen of het voorstel van de griffie akkoord is
• Of en zo ja welke speerpunten hierbij nog meegenomen moeten worden

Geen punten aan de orde.

De Zuidelijke Rekenkamer (verder: ZRK) is een gezamenlijke rekenkamer van de provincies Limburg en Noord-Brabant. In 2022 is door Berenschot een evaluatie uitgevoerd naar de werking van de ZRK. Op 6 oktober 2023 heeft de controlecommissie haar voorkeur uitgesproken over het opvolgen van de aanbevelingen uit de evaluatie. Het opvolgen van deze aanbevelingen en de voorkeur van de controlecommissie geeft aanleiding de gemeenschappelijke regeling aan te passen.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• Het statenvoorstel te behandelen in twee termijnen met een spreektijd in de eerste termijn van 5 minuten per fractie
• Te bepalen of de wijzigingen van de Gemeenschappelijke regeling ZRK akkoord zijn
• Te bepalen of het statenvoorstel als hamerstuk of behandelstuk in de Staten behandeld moet worden.

De Zuidelijke Rekenkamer (ZRK) biedt aan voor bespreking door uw commissie de volgende documenten:
1. Concept verslag van werkzaamheden van ZRK over 2023
2. Concept jaarrekening 2023 van ZRK

Na verwerking van het advies van de commissies in Limburg en Noord-Brabant stelt het bestuur van ZRK de jaarstukken vast, die dan ter kennisname aan Provinciale Staten van beide provincies zullen worden gestuurd en openbaar gemaakt. Dit is conform de gebruikelijke procedure. Dit jaar zijn er twee bijzonderheden, waarvoor de ZRK aandacht vraagt:

• Nieuwe bepalingen omtrent de rechtmatigheid;
• De financiële positie van ZRK, met daaruit volgend verzoek om aanvullende middelen.

Behandelvoorstel
De controlecommissie wordt gevraagd:

• Het onderwerp te behandelen in twee termijnen met een spreektijd in de eerste termijn van 3 minuten
• Het Presidium te adviseren om al dan niet akkoord te gaan met het verzoek om aanvullende middelen.

Geen punten aan de orde.

Voor de rondvraag is een verzoek van de accountant ingediend. In het kader van hoor / wederhoor wordt het antwoord voorgelegd op het speerpunt dat is aangedragen door de controlecommissie voor de accountantscontrole.  

Voor de accountantscontrole is door de controlecommissie het volgende speerpunt aangedragen:
'Hoe wordt intern een eventuele afwaardering van een deelneming onderbouwd en wat is de invloed van een afwaardering op verkopen van belangen in de toekomst?'

De accountant legt de commissie in het kader van hoor / wederhoor het volgende antwoord voor:
Een eventuele afwaardering bij een deelneming wordt door de organisatie onderbouwd in ‘revisiedocumenten’. Deze documenten worden opgesteld door de betreffende financieel adviseur betrokken bij de betreffende deelneming en vervolgens getoetst door o.a. door cluster concern. De input voor de revisiedocumenten betreft o.a. de (gecontroleerde) jaarrekening, kwartaalrapportages, gespreksnotulen en meerjarenbegrotingen. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen conform de verslaggevingsregels voor provincies (artikel 65 lid 1 BBV). Dit betekent dat zodra het ingebrachte belang van de provincie naar verwachting in de toekomst bij vervreemding of verkoop niet geheel meer wordt terugontvangen een afwaardering dient plaats te vinden in het boekjaar.
Op reeds vastgestelde momenten wordt u door het college van Gedeputeerde Staten geïnformeerd. Bijvoorbeeld: in de financiële verordening (d.d. 10 februari 2023) artikel 9 is vastgelegd hoe wordt omgegaan met de actieve informatieplicht inzake vermeerderingen en verminderingen bij kapitaalbelangen in de verbonden partijen tussen het college van Gedeputeerde Staten en de Provinciale Staten. In artikel 21 van de financiële verordening is ook aangegeven dat éénmaal in de statenperiode een actueel beleidskader ‘Sturing in Samenwerking’ wordt aangeboden aan de Provinciale Staten (PS d.d. 5 februari 2021). Dit betreft het strategisch investeringsbeleid en uitvoeringskader. Ook middels de paragraaf verbonden partijen in de begroting en achteraf via verantwoording in de jaarstukken. Onze rol als controlerend accountant is om de waardering van de financiële vaste activa in de jaarrekening te controleren en hierover te rapporteren richting u als onze opdrachtgever.
Verkopen van belangen in de toekomst worden tegen de dan geldende marktwaarde verkocht. De invloed van een afwaardering op deze marktwaarde is afhankelijk van diverse factoren en niet eenduidig te bepalen.

Behandelvoorstel
De Controlecommissie wordt gevraagd:

• De accountant al dan niet van input te voorzien over de beantwoording van het speerpunt.