(CC-deels besloten) Controlecommissie deels besloten

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd om de agenda van het openbare gedeelte van de Controlecommissie van 4-2-2022 ongewijzigd vast te stellen.

Iedere externe heeft het recht om in te spreken over een geagendeerd onderwerp dat te maken heeft met provinciaal beleid. Een persoon die wil inspreken meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering via staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.

Het inspreken vindt plaats direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Voor meer informatie, zie de bijgevoegde spelregels.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 28 januari 2022, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.
Alle ontvangen verzoeken tot wijziging worden in rood doorgevoerd in een gewijzigd conceptverslag waarop u, indien van toepassing, via de nazending wordt geattendeerd.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd het (gewijzigd) conceptverslag (openbaar) vast te stellen.

Behandelvoorstel:
U kunt tijdens de vergadering reageren op de stand van zaken m.b.t. moties, toezeggingen en aanbevelingen c.q. op het afdoeningsvoorstel van GS. Bij geen reactie op het afdoeningsvoorstel van GS worden de betreffende moties, toezeggingen of aanbeveling afgedaan.

Uw eventuele opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 28-1-2022, 12:00 uur doorgeven aan staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de voorraadagenda (openbaar) vast te stellen.

De lijst ingekomen stukken wordt vastgesteld tijdens de vergadering van 4-1-2022. Een verzoek tot agendering kan tot vrijdag 28-1-2022, 12:00 uur gemotiveerd worden gedaan bij staten@prvlimburg.nl t.a.v. commissiegriffier Guido Steinbusch. Indien het verzoek door de voorzitter gehonoreerd wordt, wordt het ingekomen stuk toegevoegd aan de voorlopige agenda. Behandeling zal zich beperken tot de aangevraagde onderwerpen. Een bredere behandeling tijdens de vergadering, zonder dat hierom vooraf gemotiveerd is verzocht wordt door de voorzitter niet toegestaan.

Behandelvoorstel:
De Controlecommissie wordt gevraagd de lijst ingekomen stukken (openbaar) vast te stellen.

Na een Europese aanbesteding hebben Provinciale Staten op 5 november besloten om de opdracht "Accountancydiensten Boekjaar 2022-2024" te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V. Er is aanbesteed op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Na de voorlopige gunning zijn er geen bezwaren ingediend en is op 7 december definitief gegund.Het boekjaar 2021 wordt nog door de huidige leverancier gecontroleerd. De gehele controle over het boekjaar 2022 en verder wordt door BDO Audit & Assurance B.V. uitgevoerd.
Voor deze kennismaking zal BDO zich kort presenteren en een toelichting geven hoe zij de opdracht van de Provincie willen op pakken. Daarna krijgt de Commissie de gelegenheid om vragen te stellen aan BDO.

In de Controlecommissie van 24 september 2021 is het proces rondom de P&C-cyclus 2022 vastgesteld. Onderdeel hiervan is dat de jaarstukken 2021 worden voorzien van een analyse door de Griffie en dat hiervoor speerpunten kunnen worden benoemd. De analyse beoogt een handreiking te bieden aan de leden van PS, zodat zij hun controlerende taak beter kunnen invullen.
De fracties zijn per e-mail van 11 januari 2022, verzocht om de speerpunten, die zij t.b.v. deze analyse wensen mee te geven aan de Griffie uiterlijk 19 januari 2022 kenbaar te maken. Van deze mogelijkheid hebben de fracties geen gebruik gemaakt.

Verwezen wordt ook naar de bijgaande memo van de Griffie met een voorstel om de analyse vorm te geven.

Behandelvoorstel:
Behandeling in één termijn.
Voorstel van de Griffie bespreken.

In de vergadering van 3 december 2021 heeft Gedeputeerde Roest naar aanleiding van toezegging 8819 voorgesteld om voor deze bijeenkomst een presentatie te geven over  de
rechtmatigheidsverantwoording voor het verslagjaar 2022. Via de presentatie kan de Controlecommissie dan worden meegenomen bij het plan van aanpak dat hiervoor wordt opgesteld.

Behandelvoorstel:

• Presentatie door GS
• Behandeling in één termijn

Op 30 november 2021 ontving de Controlecommissie van GS een sonderend stuk over het uit te voeren onderzoek ex artikel art. 217a van de Provinciewet (GS DOC-00205593).
In 2022 willen GS de doelmatigheid en doeltreffendheid van de provinciale ‘Uitvoering op afstand’ onderzoeken.

Behandelvoorstel:
behandeling in één termijn waarbij

1.    de bevindingen van de Controlecommissie over het onderzoeksonderwerp aan Gedeputeerde Staten kenbaar maken;
2.    PS aan de hand van bijgaande (concept-)brief met als bijlage het deelverslag van de Controlecommissie aangaande dit agendaonderdeel te informeren.
3.    de voorzitter mandateren om wijzigingen van ondergeschikte aard te mogen doorvoeren in het Informerend stuk voor PS.